AMG hat diese „Speak Up & Reporting Policy" eingeführt, um alle Mitarbeiter und Stakeholder zu ermutigen, ihre Meinung zu äußern und mutmaßliche Unregelmäßigkeiten, wie unten definiert, zu melden. Darüber hinaus wird in dieser Richtlinie erläutert, wie jeder Bedenken über vermutetes Fehlverhalten vertraulich und ohne Angst vor Nachteilen oder disziplinarischen Maßnahmen äußern kann. Sie beschreibt auch, was jeder von AMG erwarten kann, wenn er sich meldet. Die betroffenen Mitarbeiter haben Anspruch auf Schutz vor Nachteilen oder disziplinarischen Maßnahmen, wenn sie in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht, Informationen im Zusammenhang mit einer Meldung weitergegeben oder anderweitig an einer Untersuchung im Zusammenhang mit einer Meldung teilgenommen haben. Das „Speak Up"-Verfahren wird es AMG ermöglichen, Vorfälle von Geschäftsgebaren, einschließlich Korruption und Bestechung, unverzüglich, unabhängig und objektiv zu untersuchen.
Diese Richtlinie gilt für die AMG und alle ihre Geschäftseinheiten. Sie richtet sich an alle Mitarbeiter, unsere Stakeholder und alle Dritten, die mit der AMG Geschäfte machen.
Da AMG in verschiedenen Ländern und Regionen tätig ist, gelten dort unterschiedliche Gesetze. AMG verpflichtet sich, alle relevanten europäischen und nationalen Gesetze einzuhalten, einschließlich der nationalen Gesetze zur Meldung von Missständen, die für AMG-Tochtergesellschaften mit Sitz in der EU und anderswo gelten. Wo die Anforderungen der lokalen Gesetzgebung von dieser Richtlinie abweichen und strengere oder zusätzliche Regeln gelten, haben diese strengeren oder zusätzlichen Regeln Vorrang oder finden Anwendung.
Meldende, die in einer der EU-Tochtergesellschaften ansässig sind, haben das Recht, entweder das in dieser Richtlinie beschriebene Verfahren zu befolgen oder direkt eine Meldung gemäß der lokalen nationalen AMG Speak Up-Policy zu machen. Für weitere Einzelheiten wird auch auf die lokalen nationalen Verfahren verwiesen, die die jeweiligen Whistleblowing-Prozesse regeln.
Meldende werden ermutigt, ihre Bedenken intern zu melden. Sie können ihre Bedenken jedoch auch extern in Übereinstimmung mit der lokalen Gesetzgebung melden. Die externe Meldung von Vermuteten Unregelmäßigkeiten kann schwerwiegende Folgen für AMG und alle beteiligten Personen haben. Dazu kann auch der Meldende gehören. In Anbetracht der schwerwiegenden Folgen einer externen Meldung wird den Meldern dringend empfohlen, zunächst Rat einzuholen, z.B. beim lokalen oder Chief Compliance Officer. Wenn eine externe Meldung gemacht werden muss, sollte sie bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde und in angemessener Weise erfolgen, wobei die berechtigten Interessen aller Beteiligten zu berücksichtigen sind.
Bei AMG haben wir uns verpflichtet, unsere Geschäfte mit Integrität und Fairness zu führen und dabei das Gesetz und unsere Werte zu respektieren. Wir alle sind dafür verantwortlich, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern, wenn wir eine Frage zu den AMG-Werten, unseren Richtlinien, dem Gesetz oder dem Code of Conduct haben oder glauben, dass einer dieser Punkte verletzt wurde. Wenn Sie ein Verhalten beobachten, das Sie beunruhigt, werden Sie ermutigt, Ihre Meinung zu äußern („Speak Up“).
Unser Code of Conduct kann nicht jede mögliche Situation beschreiben, die Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit begegnen könnte. Wenn Sie die Antwort nicht in unserem Code of Conduct finden oder Fragen zur Auslegung unseres Code of Conduct haben, sollten Sie sich beraten lassen. Wir müssen den Mut haben, unsere Meinung zu sagen (Speak Up) und uns immer bemühen, das Richtige zu tun.
Bei AMG schätzen wir die Hilfe von jedem, der sich zu möglichen Problemen äußert, die angegangen werden müssen. Wir ermutigen jeden, seine Meinung zu sagen, und jeder Meldende, der seine Meinung sagt, ist geschützt. Schließlich ist es für die AMG unerlässlich, ihren Ruf, ihren Erfolg und ihre Handlungsfähigkeit jetzt und in Zukunft zu erhalten. Meldende haben Anspruch auf Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, wenn sie in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht, Informationen im Zusammenhang mit einer Meldung weitergegeben oder anderweitig an einer Untersuchung im Zusammenhang mit einer eingereichten Meldung teilgenommen haben.
Unsere Speak Up-Kanäle stehen internen und externen Stakeholdern zur Verfügung, wie z.B. allen AMG-Direktoren, Managern, ehemaligen und aktuellen Mitarbeitern, Joint-Venture-Partnern, Beratern, Auftragnehmern, Lieferanten und Vertretern sowie Kunden und anderen Stakeholdern. Jede Person, die eine Vermutete Unregelmäßigkeit beobachtet oder erlebt hat, wird ermutigt, dies gemäß dieser Richtlinie zu melden.
Wenn Sie auf eine Vermutete Unregelmäßigkeit aufmerksam werden, bitten wir Sie, diese unverzüglich zu melden, damit sie behoben werden kann.
Die AMG verpflichtet sich, allen Meldungen, Bedenken oder Fragen, die vorgebracht werden, konsequent nachzugehen und sie fair, verantwortungsbewusst und zeitnah zu bearbeiten. Der Chief Compliance Officer und die Compliance Officers der jeweiligen Konzerngesellschaften sind für die Bearbeitung von Speak Up-Meldungen verantwortlich, wie im Speak Up-Verfahren angegeben.
Wenn Sie eine mutmaßliche Unregelmäßigkeit bemerken, sollten Sie dies direkt mit der betroffenen Person oder den zuständigen Managern oder Vorgesetzten in den betreffenden Standorten besprechen, da diese in der Regel am besten in der Lage sind, Bedenken schnell und effektiv zu klären. Sie können sich auch an den lokalen Compliance Officer der AMG oder an die Vertreter wenden, die an unseren Standorten und Industriestandorten für die Entgegennahme von Bedenken benannt wurden.
Sollte dies nicht angemessen sein, können Sie Ihre Fragen oder Bedenken auf einem der folgenden Wege vorbringen, indem Sie eine Meldung senden an:
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Jegliche Form von Drohungen, Nachteilen oder disziplinarischen Maßnahmen („Nachteile“) gegen Meldende wird nicht geduldet. Nachteile gegen Meldende werden als Verstoß gegen unseren Code of Conduct behandelt und können folglich zu Disziplinarmaßnahmen führen. Eine Meldung über Nachteile gegen einen Meldenden wird wie jede andere Speak Up-Meldung behandelt, und es wird das gleiche Verfahren angewandt. Ein Missbrauch dieser Richtlinie, z.B. das Vorbringen eines Anliegens, von dem Sie wissen, dass es falsch ist, wird nicht akzeptiert.
Die AMG hat folgende Maßnahmen zum Schutz von Meldenden ergriffen:
Eine Meldung kann schriftlich oder mündlich eingereicht werden und sollte ausreichende Einzelheiten zur Erklärung der vermuteten Unregelmäßigkeit enthalten. Gemäß Absatz 5.3 dieser Policy kann eine Meldung anonym über das unabhängige Speak Up-Portal eingereicht werden, wobei die Anonymität des Meldenden gewahrt bleibt, oder anderweitig über den lokalen oder den Chief Compliance Officer.
Wenn eine Meldung über das Speak Up-Portal erfolgt, wird sie in das externe System geladen. Das System benachrichtigt den lokalen Compliance Officer oder den Chief Compliance Officer, je nach Art der Meldung, wobei alle Aspekte berücksichtigt werden. Erfolgt eine Meldung per E-Mail oder Telefon, lädt der zuständige lokale oder Chief Compliance Officer die Meldung in das Portal hoch.
Nach der Einreichung wird er als formelle Meldung betrachtet und es gilt das folgende Verfahren. Jede weitere Korrespondenz zu einer Meldung wird über das Speak Up-Portal geführt.
Der lokale Compliance Officer oder Chief Compliance Officer (je nach Sachlage);
Informationen über den Bericht und die Identität des Berichterstatters werden vertraulich behandelt, wie in Abschnitt 5.6 näher erläutert.
Wird dem lokalen Compliance Officer eine Meldung vorgelegt, so informiert er den leitenden Compliance-Beauftragten unverzüglich über die eingereichte Meldung und das Meldedatum.
Die Untersuchung wird unverzüglich und in einer unabhängigen und unparteiischen Art und Weise durchgeführt. Der lokale oder der Chief Compliance Officer informiert alle Personen, die von einer Meldung betroffen sind, unter Wahrung der Vertraulichkeit, ohne den Meldenden zu nennen, wie in Abschnitt 5.6 näher erläutert.
Nach Abschluss der Untersuchung unterrichtet der lokale Compliance Officer den Chief Compliance Officer unverzüglich über das Ergebnis der Untersuchung.
Innerhalb von drei Monaten nach Erhalt des Berichts gehen der lokale oder der Chief Compliance Officer (je nach Sachlage) der Meldung nach und gibt eine schriftliche Erklärung über die Meldung, seine Fundierung und darüber ab, ob die in der Meldung genannten Beschwerden eine Begründung oder Folgemaßnahmen erfordern. Eine Zusammenfassung dieser Folgemaßnahmen wird dem Meldenden innerhalb von drei Monaten nach der ersten Meldung durch den lokalen oder den Chief Compliance Officer (je nach Sachlage) zur Verfügung gestellt.
Kann nach drei Monaten keine Stellungnahme abgegeben werden, benachrichtigt der lokale oder der Chief Compliance Officer (je nach Fall) den Meldenden und gibt an, wann mit einer Stellungnahme zu rechnen ist.
In Fällen, in denen Meldungen ein AMG-Vorstandsmitglied oder einen Compliance Officer betreffen, gilt Folgendes.
Alle mutmaßlichen Unregelmäßigkeiten, in die ein Mitglied des AMG-Vorstands oder des Aufsichtsrats verwickelt ist, sind direkt dem Chief Compliance Officer oder über das Speak Up-Portal zu melden. Wird eine Meldung an den lokalen Compliance Officer gerichtet, so leitet dieser die Meldung direkt an den Chief Compliance Officer weiter. Der Chief Compliance Officer informiert den Vorsitzenden des jeweiligen Gremiums über die Meldung und das Meldedatum, wobei die Vertraulichkeit gemäß Absatz 5.6 gewahrt bleibt.
Alle vermuteten Unregelmäßigkeiten, in die ein lokaler Compliance Officer verwickelt ist, sind direkt dem Chief Compliance Officer oder, falls die Unregelmäßigkeit den Chief Compliance Officer betrifft, dem Vorsitzenden des Verwaltungsrats zu melden, der dafür sorgt, dass geeignete Maßnahmen im Einklang mit den in dieser Richtlinie dargelegten Verfahren getroffen werden.
Es werden keine Informationen in Bezug auf die Identität des Meldenden, Informationen, die eine Identifizierung des Meldenden ermöglichen könnten, den Inhalt der Meldung oder die vermutete Unregelmäßigkeit an Dritte innerhalb oder außerhalb der AMG-Gruppe weitergegeben.
Grundsätzlich ist die AMG verpflichtet, die betroffene(n) Person(en) darüber zu informieren, dass eine Meldung über sie erstattet wurde, ohne dabei - wie oben beschrieben - die Identität des Meldenden preiszugeben.
Die AMG wird sich bemühen, die Identität und die Berichte eines Meldenden vertraulich zu behandeln, es sei denn, es handelt sich um die folgenden Fälle:
Keine Person innerhalb der AMG darf vertrauliche Informationen anfordern oder anderweitig versuchen, vertrauliche Informationen, wie den Inhalt von Meldungen und die Identität eines Meldenden, aufzudecken, unabhängig von der Dienststellung des Dritten oder einer Position in der Geschäftsleitung oder im Vorstand der AMG.
Das Speak Up-Verfahren ist ebenfalls im Code of Conduct festgelegt. Die AMG schult ihre Mitarbeiter in Bezug auf das Speak Up-Verfahren im Rahmen von Schulungen zum Code of Conduct auf folgende Weise:
The Speak Up & Reporting Policy can also be found on the website of AMG.
Die AMG stellt sicher, dass alle Meldungen und alle ermittelten Maßnahmen angemessen aufgezeichnet werden, dass jede Meldung abrufbar ist und dass die durch die in den Meldungen erhaltenen Informationen gegebenenfalls als Beweismittel bei Durchsetzungsmaßnahmen verwendet werden können. Darüber hinaus werden die Folgemaßnahmen überwacht.
Von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird erwartet, dass sie sich an diese Richtlinie halten. Sollte jemand ein unangemessenes Verhalten oder einen Verstoß gegen diese Richtlinie an den Tag legen, behält sich die AMG das Recht vor, Maßnahmen zu ergreifen, einschließlich disziplinarischer Maßnahmen oder Entlassung.
Andere AMG-Richtlinien und AMG-Dokumente, die mit dem Thema dieser Richtlinie in Verbindung stehen, sind unter anderem:
